Política de Tratamiento de Datos

El objetivo de la presente Política es garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, junto con las medidas técnicas, humanas y administrativas implementadas, así como la definición de los lineamientos para la atención de consultas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales sobre los que las Compañías realizan algún tipo de Tratamiento. 

Responsable: ECOSIEMBRA S.A.S identificada con NIT 900.513.473 actuará como responsable, para la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, actualización, circulación, supresión, transferencia, transmisión y, en general, cualquier operación o conjunto de operaciones en y sobre sus Datos Personales, entendidos como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a usted como Titular.  

Todos los Colaboradores de ECOSIEMBRA deberán observar, respetar, cumplir y hacer cumplir esta Política en el desarrollo de sus funciones.  Al momento de efectuar el Tratamiento de los Datos Personales, la compañía en su calidad de responsable de la información obtendrá el consentimiento del Titular, el cual en todo caso deberá ser previo, expreso e informado. 

Definiciones:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; 
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  • Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  • Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;
  • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
  • Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

Contenido de las bases de datos:  En las bases de datos de ECOSIEMBRA se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la compañía puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos.

En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

Finalidad de la recolección de Información: La información personal de los Clientes o Clientes Potenciales podrá ser tratada de conformidad con las siguientes finalidades: 

  • Finalidades Comerciales: Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como: análisis de consumo; perfilamiento, publicidad, y promociones; programas de fidelización de clientes; investigación de mercado; generación de campañas y eventos de la marca.
  •  Finalidades de Servicio: Notificar pedidos, despachos o eventos conexos a los productos o servicios que compre o se contrate, realizar Encuestas de Satisfacción. Hacer uso dentro del marco de la relación contractual y/o comercial de la información personal, imágenes y/o datos biométricos tales como, pero sin limitarse a huellas dactilares, fotografías, videograbaciones etc.
  • Finalidades de Análisis y Operativas: Llevar a cabo análisis estadísticos, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, telemercadeo y cobranzas.  

La Información personal de candidatos, empleados y contratistas de ECOSIEMBRA SAS podrá ser tratada de conformidad las siguientes finalidades:

  • Finalidad de proceso de selección: Evaluar su idoneidad y/o eventual contratación; verificar y confirmar la veracidad de la información incluida en la hoja de vida y en cualquier otro documento o información entregada a la Compañía;  Realizar estudios de seguridad del candidato, incluyendo consultar antecedentes judiciales; Conformación de la base de datos de candidatos para futuras contrataciones; Comunicación del proceso de selección; solicitar soportes correspondientes a la hoja de vida, exámenes médicos, pruebas sicotécnicas y cualquier otro que se requiera durante el proceso de selección o vigencia de la contratación, de conformidad con el cumplimiento de la ley.

Derechos de los titulares de la Información:  De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la compañía.

Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.  Igualmente, ser informado de forma anticipada por la compañía o el Encargado, respecto del uso de sus datos personales.

El titular podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la ENTIDAD o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

Deberes de Ecosiembra frente al uso de los Datos

La Compañía podrá recolectar datos personales y autorizaciones para el tratamiento de datos en nombre de ECOSIEMBRA SAS en los casos mencionados con antelación, cuando obre como Encargado, estará obligado a cumplir con los siguientes deberes:

  • ECOSIEMBRA SAS se obliga a garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; Realizar el Tratamiento para los propósitos que sean objeto del Encargo, respetando las finalidades autorizadas por los Titulares; Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política.
  • Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales: Conservar la integridad y precisión de los Datos Personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos; Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para el efecto.
  • Respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio: Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.; Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Datos de contacto